2023년 개정된 인사, 노무 업무에서의 개인정보보호

인사와 노무 업무를 하다 보면 때로는 직원들의 개인정보를 어디까지 열람하고 요청할 수 있는지 애매한 상황을 마주할 때가 있습니다. 이제 우리 함께 고용노동부에서 새롭게 개정한 2023년 1월 기준 인사, 노무 업무 관련 개인정보보호 가이드라인에 대해 자세히 알아보도록 해요.

개인정보가 뭐에요?

개인정보란 우리 개인에 관한 모든 정보를 말합니다. 예를 들면 학력, 재산, 사회적 지위, 신분, 신체 등의 정보를 포함합니다. 그리고 이런 정보들을 통해 성명, 주민등록번호 등을 통해 개인을 식별할 수 있는 정보도 개인정보에 해당되요. 물론 특정 정보만으로는 우리를 구별하기 어려울 수 있지만, 다른 정보와 결합하여 우리를 알아볼 수 있다면 그것 역시 개인정보에 해당되답니다. 최근에는 홍채 인식이나 지문 인식과 같은 생체 정보도 개인정보에 포함되는 경우가 많답니다. 이메일 주소도 단독으로는 우리를 식별하기 어렵지만 다른 정보와 결합되어 우리를 알아볼 수 있다면 개인정보로 취급되는 거예요.

인사, 노무 업무에서의 개인정보보호 활용 가이드라인

2023년 1월 31일, 고용노동부와 개인정보보호 위원회는 근로계 전반에 걸쳐 개인정보를 보호하기 위한 지침을 다시 재정비하고 발표했습니다. 이번 가이드라인은 채용 준비, 채용 결정, 고용 유지, 고용 종료의 4단계로 구분하여 각 단계별로 준수해야 할 사항을 안내하고 있어요.

1단계: 채용 준비

먼저 채용 준비 과정에서는 입사지원자 모집 시 직무에 필요하지 않은 정보는 수집해서는 안 되며, 입사지원자가 개인정보를 제출하지 않아도 되도록 사전에 안내를 해야해요. 또한 채용 확정 후에는 채용 서류를 반환하거나 온라인으로 제출한 서류는 파기해야 합니다.

2단계: 채용 결정

채용이 확정된 후 근로에 필요한 근로자 명부, 임금대장 등은 법령상 의무 준수를 위해 법령을 근거로 근로자에게 안내한 후 개인정보를 수집할 수 있습니다. 인사발령, 교육, 복리후생, 연봉 계약서 등 근로계약 체결에 필요한 개인정보 수집은 개인정보 최소 수집 원칙을 지켜야 합니다.

3단계: 고용 유지

재직 중인 근로자의 개인정보를 공개하려면 근로자 동의를 받아야 하며, 기업의 합병 등으로 인해 근로자의 개인정보를 이전하는 경우에는 근로자에게 이전 사실과 정보를 받는 자의 연락처, 이전을 원하지 않을 경우의 조치 방법을 알려야 합니다. 또한 CCTV, 위치 추적, 지문인식 기기 등의 디지털 장치 도입 시에는 설치 목적과 개인정보 처리 내용을 설명하고 최소한의 범위 내에서 개인정보를 수집하고 이용해야 합니다. 마지막으로 개인정보 처리 내용을 근로자에게 공개하고 안전성을 확보하기 위한 조치도 필요합니다.

4단계: 고용 종료

근로자가 퇴사하면 그에 따라 개인정보가 더 이상 필요하지 않게 될 수 있습니다. 이 경우 해당 근로자의 모든 정보를 파기해야 합니다. 다만, 퇴사한 근로자의 경력증명서 발급 등에 필요한 개인정보는 보유 기간을 규정하여 보관할 수 있으며, 인사정책 수립 등을 위해 필요한 경우에는 익명 처리 또는 가명 처리 후 통계 등의 형태로 이용할 수 있습니다.

이번에 개정된 개인정보보호 가이드라인은 다양한 전문가들과의 논의와 연구를 통해 발표되었습니다. 모든 기업에서는 개인정보를 적절하게 보호하는 것이 중요하며, 관련 업무 담당자들은 이러한 가이드라인을 잘 숙지하여 직원들의 소중한 정보를 안전하게 지켜보세요.