2023년 개인정보보호 가이드라인으로 알아보는 인사, 노무 업무 관련 개인정보보호

인사 업무를 하다 보면 직원들의 개인정보를 어디까지 열람하고, 요청할 수 있는지 애매한 상황을 마주할 때가 자주 있습니다. 하지만 걱정 마세요! 2023년 1월에 개정된 고용노동부의 인사, 노무 업무 관련 개인정보보호 가이드라인을 통해 이제는 더욱 명확하게 알 수 있습니다.

개인정보란 무엇인가요?

개인정보란 개인에 관한 모든 정보로, 성명, 주민등록번호 등으로 개인을 식별할 수 있는 정보를 말합니다. 예를 들어 홍채 인식이나 지문 인식과 같은 생체 정보도 개인정보에 해당합니다. 이메일 주소도 개인 정보로 간주될 수 있습니다. 때문에 이러한 정보들을 안전하게 보호해야 합니다.

인사, 노무에 필요한 개인정보보호 활용 가이드라인

2023년 1월에 발표된 가이드라인은 채용부터 고용 종료까지 4단계로 나누어 근로계 전반에 걸친 개인정보보호에 필요한 지침을 제시합니다.

1단계: 채용 준비
채용 준비 단계에서는 입사지원자의 개인정보를 최소한으로 수집하고, 불필요한 정보는 요구하지 않도록 해야 합니다. 또한 채용 여부가 결정된 후에는 채용 서류를 반환하거나 파기해야 합니다.

2단계: 채용 결정
근로자 명부나 임금대장과 같은 근로에 필요한 정보는 법령을 근거로 근로자의 동의를 얻어 수집해야 합니다. 개인정보 최소 수집 원칙을 지켜서 꼭 필요한 정보만을 수집하는 것이 중요합니다.

3단계: 고용 유지
근로자의 개인정보를 공개하려면 근로자의 동의를 받아야 합니다. 또한 디지털 장치를 도입할 때에도 설치 목적과 개인정보 처리 내용을 충분히 설명하고 최소한의 범위 내에서만 개인정보를 수집해야 합니다.

4단계: 고용 종료
근로자가 퇴직하여 개인정보가 불필요한 경우에는 그 정보를 파기해야 합니다. 다만, 퇴직자의 경력 증명을 위해 필요한 정보는 정해진 기간 동안 보유할 수 있습니다.

개정된 개인정보보호 가이드라인 주요 QnA

Q1. 신입사원 채용을 위해 입사지원서를 받으려고 합니다. 지원자의 개인정보 수집‧이용 동의를 받아야 하나요?
채용 전형에 필요한 최소한의 개인정보는 동의 없이도 수집할 수 있습니다. 하지만 민감정보나 고유식별 정보를 수집하려는 경우에는 동의나 법령에 근거가 필요합니다. 주민등록번호 등 민감한 정보는 일반적으로 채용 전형에 사용할 수 없습니다.

Q2. 거래처와 업무 수행을 위해 업무 담당자의 연락처 등 개인정보를 공유하려는 경우 근로자의 동의를 받아야 하나요?
일반적으로 근로자의 개인정보를 제3자에게 제공할 때는 근로자의 동의가 필요합니다. 그러나 업무 담당자 연락처와 같은 정보는 불특정 다수와의 업무 수행에 필요하므로 근로자의 동의 없이 제공할 수도 있습니다. 단, 불필요한 정보를 제공하지 않도록 주의해야 합니다.

Q3. 사업장 내 CCTV 설치·운영을 하기 위해 근로자의 동의를 받아야 하나요?
일부 공개된 장소에 CCTV를 설치·운영하는 경우에는 근로자의 동의 없이도 가능합니다. 하지만 다른 경우에는 근로자의 동의나 법령상 의무 준수가 필요할 수 있습니다. 근로자의 권리를 존중하여 적절하게 관리하고 설치하는 것이 중요합니다.

Q4. 퇴직 근로자의 경력 증명을 위해

 근로자의 개인정보를 보유하는 경우에도 동의를 받아야 하나요?
경력증명서 발급 기간에 따라 근로자의 개인정보를 보유하는 경우에는 별도의 동의가 필요하지 않습니다. 그러나 정해진 기간 이후에도 보유할 경우에는 근로자의 동의를 받아야 합니다.

Q5. 채용 확정 후 종교, 범죄경력 정보 등을 수집하고 이용할 경우, 별도 동의를 받아야 하나요?
종교나 범죄경력과 같은 민감정보를 수집할 경우에는 반드시 별도의 동의를 받아야 합니다.

이번 개인정보보호 가이드라인은 근로환경의 변화를 고려하여 전문가들과 함께 논의되고 연구되어 발표되었습니다. 기업의 인사, 노무 담당자들은 이 가이드라인을 잘 이해하고 준수하여 직원들의 개인정보를 보호하는 데에 큰 도움이 될 것입니다.