인사기록 보존 언제까지 보관해야 할까?

회사를 운영하다 보면 ‘인사기록’을 얼마나 오래 보관해야 하는지 헷갈릴 때가 많습니다. 입사 서류부터 근로계약서, 급여대장, 퇴직 관련 서류까지 종류가 다양하죠. 법으로 정해진 보존 기간을 지키지 않으면 과태료 부과 대상이 될 수도 있기 때문에, 한 번쯤 정확히 짚고 넘어갈 필요가 있습니다.

인사기록이란 무엇인가?

인사기록은 근로자의 입사부터 퇴사까지의 근로 이력 전반을 기록한 자료를 말합니다.
대표적으로 다음과 같은 서류들이 포함됩니다.

• 근로계약서, 근로시간기록부
• 급여명세서 및 임금대장
• 연차휴가, 휴직, 징계 관련 서류
• 4대보험 신고서, 근로소득원천징수영수증
• 퇴직금 산정 내역 및 퇴직서류

즉, 직원의 입사에서 퇴사까지 모든 과정을 증명할 수 있는 자료가 인사기록입니다.

인사기록의 법정 보존기간

인사기록은 단순한 내부문서가 아니라, 근로기준법과 근로자퇴직급여 보장법, 소득세법 등 여러 법률에 의해 보존 기간이 명확히 정해져 있습니다.

가장 핵심적인 항목은 다음과 같습니다.

인사기록 보존기간

 

즉, 최소 3년 이상은 모든 인사 관련 자료를 보관해야 하며, 세금 관련 서류는 5년 이상 관리해야 합니다.

 

퇴사 후에도 보존 의무가 있다

많은 기업이 직원이 퇴사하면 기록을 바로 폐기해도 된다고 생각하지만, 법적으로는 그렇지 않습니다. 퇴사 후에도 근로관계가 종료된 시점부터 최소 3년간 관련 자료를 보존해야 합니다.

예를 들어, 퇴직금이나 임금 미지급 문제로 근로자가 소송을 제기할 수도 있기 때문에, 이를 증명할 자료가 필요합니다.

 

전자문서로 대체 가능할까?

네, 가능합니다.
최근에는 인사서류를 전자문서로 보관하는 기업이 늘고 있습니다. 다만, 전자문서보관법에 따라 원본과 동일하게 보존·열람이 가능해야 하며, 위변조가 불가능한 형태로 관리해야 합니다.

즉, 단순히 PDF로 저장해두는 것만으로는 부족하고, 전자서명 및 접근권한 관리가 명확한 시스템을 사용하는 것이 안전합니다.

효율적인 보존을 위한 팁

1. 통합 인사관리 시스템 도입
   인사·근태·급여 정보를 한곳에서 관리하면 문서 분실을 줄이고 보존기간별로 자동 알림을 설정할 수 있습니다.
2. 퇴직자 파일 별도 관리
   현직자 기록과 퇴직자 기록을 분리해 보관하면 관리 효율이 높아지고, 개인정보 유출 위험도 줄어듭니다.
3. 정기적인 데이터 점검
   매년 한 번은 보존기간이 지난 자료를 폐기하고, 필요한 자료만 남기는 것이 좋습니다.
   단, 폐기 전에는 반드시 개인정보보호법 기준에 따라 안전하게 삭제해야 합니다.

인사 기록 보존은 리스크 관리의 시작

인사기록 보존은 단순히 법을 지키기 위한 의무가 아니라, 노사 간 분쟁을 예방하고 회사의 신뢰를 지키는 핵심 절차입니다.
보존기간을 정확히 알고 체계적으로 관리하면, 불필요한 법적 리스크를 줄일 수 있습니다.

효율적인 인사기록 관리의 시작은 “정확한 기간 파악”에서 출발합니다. 지금 바로 사내 인사자료의 보존 상태를 점검해보세요.